الشراء هو نصف التجارة
مفيش بيع بلا شراء — وأخطاء الشراء أغلى من أخطاء البيع لأنها بتتكرر بصمت: دفعت مرتين، استلمت أقل، مخزون على الورق مش موجود. النظام بيعالج الشراء بنفس جدية البيع.
فاتورة المشتريات: الأساس
من شاشة المشتريات، فاتورة جديدة:
- اختار المورد وحدد الخزينة/البنك لو هتدفع فورًا، أو سيبها آجلة على حسابه.
- الأصناف والكميات وأسعار الشراء — ولو الصنف له تتبع صلاحية أو تشغيلات، النظام يطلب البيانات دي لكل دفعة (زي ما بيكتبها على الكراتين فعلًا).
- التكلفة الجديدة بتحدّث متوسط تكلفة الصنف تلقائيًا — يعني هامش الربح في تقارير البيع بيطلع من أرقام حقيقية مش من سعر أول مرة اشتريت بيه.
حماية التكرار
المشهد: موظف سجّل الفاتورة، وزميله سجلها تاني والفرق اتكشف متأخر. عندنا النظام بيرفض الفاتورة المكررة (نفس المورد + نفس رقم الفاتورة) برسالة واضحة — المشكلة دي خلصت قبل ما تبدأ.
شراء بضاعة الأمانة
نوع خاص مهم لتجار كتير: شراء بضاعة برسم البيع (أمانة):
- بتدخل البضاعة مخزونك عادي (متاح للبيع).
- بتتصرف منها زي أي صنف.
- الحساب مع المورد على ما يتصرف فعلًا — فمش هيتقفل عليك حساب مورد أكبر من الحقيقة.
النوع ده بيتحدد من فاتورة الشراء نفسها (نوع الشراء: أمانة) — نفس شاشة الشراء، فرق واحد في خانة المحاسبة بعدين.
مرتجع المشتريات
استلمت عيب أو زيادة؟ من مرتجعات المشتريات: اختار فاتورة الشراء، حدد المرتجع، والنظام يخصم من حساب المورد وينقص المخزون بالتكلفة.
دورة فواتير الموردين — للشركات المنظمة
لو شركتك بتشتغل بدورة مشتريات رسمية (استلام ← فاتورة ← مطابقة ← سداد)، صفحة دورة فواتير الموردين بتديك:
- مراحل واضحة لكل فاتورة مورد: وصلت؟ اتحصلت؟ اتطابقت مع الاستلام؟
- المطابقة: مقارنة الفاتورة بما استلمته فعلًا — الفروق تظهر قبل الدفع مش بعده.
تخطيط المشتريات: اشترِ قبل ما ينفد
شاشة النواقص المتوقعة شغالة بالليل عنك: محرك التنبؤ بيحسب متوسط استهلاك كل صنف وتاريخ نفاده المتوقع، ويقترحلك كمية الشراء بوضعين (الشبكة المحسوبة أو «إلى الحد الأقصى» بتغطية مستهدفة) — وبتجميع بالمورد عشان تلمّ طلبك مرة واحدة، ولكل سطر «ليه؟» بتفتحها تشوف مكونات الحساب. ومن الاقتراح نفسه زر «مسودة طلب شراء» بيبدأ دورة التخطيط (طلب اعتماد ← RFQ وعروض ← أمر شراء ← استلام) للي شغّل المسار الكامل. قرارك يبقى مبني على أرقام مش ذاكرة.
روتين أسبوعي مقترح
- راجع اقتراحات التخطيط واعمل فواتير الموردين.
- سجّل السداد بـسند صرف أو شيك من شاشة الشيكات.
- بص على كشف حساب المورد قبل أي دفعة كبيرة — كده تتأكد إنك أخدت كل الخصومات اللي اتفقت عليها.
الخلاصة
الشراء في النظام: فاتورة واحدة بتحرك المخزون والتكلفة وحساب المورد، حماية من التكرار، أمانة للبضاعة اللي بتربح قبل ما تدفع، دورة رسمية للشركات، وتخطيط بيعتمد على أرقام. ده اللي بيسموه «تحكم في المشتريات» — مش مجرد تسجيل فواتير.